Di zaman sekarang, berbagai kemudahan ditawarkan berkat adanya kemajuan teknologi. Dalam berbagai bidang, salah satunya pendidikan, teknologi telah membawa kita menuju perubahan yang cukup berarti. Sederhananya saja, dalam hal pengumpulan tugas kuliah.
Jika dahulu pengumpulan tugas kuliah lebih sering dalam bentuk paper atau kertas, kini pengumpulan menjadi cukup praktis secara paperless. Yaitu dengan cara mengirim tugas lewat email.
Cara Mengirim Tugas Lewat Email yang Baik dan Benar agar Diterima Dosen
Nah, bagi para mahasiswa, sudahkah kalian tahu bagaimana cara mengirim tugas lewat email dengan baik dan benar agar dosen menerima tugasmu? Jika belum, yuk simak informasinya yang telah kami rangkum berikut ini!
1. Memastikan Tugas Sudah Dikerjakan Sesuai Syarat dan Ketentuan
Pertama dan yang paling utama perlu kamu lakukan adalah memastikan bahwa tugas yang sudah kamu kerjakan sudah sesuai dengan syarat dan ketentuan dari dosen. Misalnya mulai dari isi, format dokumen, hingga waktu pengiriman tugas.
Selain itu, pastikan juga kamu sudah memiliki akun email yang namanya sudah sesuai dengan nama kamu, ya. Alangkah lebih baiknya, gunakan nama lengkap dan foto profil yang formal agar email kamu mudah dikenali oleh dosen.
Jangan gunakan nama atau foto email yang alay, lebay, dan tidak biasa atau aneh karena bisa menimbulkan kesan tidak sopan. Karena hal ini, bisa jadi dosen kamu akan mengabaikan dan enggan membuka email yang kamu kirim.
2. Buka Email Pribadi
Cara mengirim tugas lewat email berikutnya adalah membuka email pribadi. Kamu bisa membukanya lewat PC atau pun smartphone yang kamu miliki. Pada umumnya, setiap smartphone sudah pasti memiliki akun Gmail.
Kamu hanya perlu membukanya melalui aplikasi Gmail yang tersedia di smartphone dan memastikannya apakah nama akun Gmail tersebut sudah sesuai namamu atau belum. Jika sudah, kamu sudah bisa menggunakannya untuk mengirimkan tugas.
Setelah layar utama Gmail berhasil terbuka di smartphone, klik tombol “tulis” pada pojok kanan bawah layar. Kemudian, akan muncul tampilan sebagai berikut:
Untuk penjelasan lebih detail per bagiannya, bisa kamu pahami sebagai berikut:
Bagian “kepada” atau “to”
Bagian ini merupakan bagian pertama yang perlu kamu isi setelah dibukanya halaman untuk menuliskan email baru. Pada kolom “kepada” atau “to”, isilah alamat email yang hendak kamu tuju.
Pastikan penulisannya sudah benar, jangan sampai ada huruf yang kurang atau kelebihan, ya. Sebab jika demikian, sudah dapat dipastikan email kamu tidak akan sampai kepada penerima yang tepat. Dengan kata lain, email kamu tersebut akan salah kirim.
Bagian tujuan email atau subjek
Pada bagian ini, isilah tujuanmu mengirimkan email. Pengisian subjek email mempunyai maksud agar dosen mengetahui isi email secara garis besar. Jadi, jangan biarkan subjek email ini kosong, ya.
Jika demikian, bisa jadi guru atau dosenmu akan menganggapnya sebagai spam atau email tidak penting. Dengan mengisi subjek email, kamu juga bisa mempermudah dosen untuk mengenali identitasmu sebagai pengirim email. Untuk format penulisan subjek, bisa kamu lihat contohnya berikut ini:
Tugas (nama mata kuliah) – topik mata kuliah – nama lengkap mahasiswa – nomor induk mahasiswa – kelas – jurusan.
Bagian “Tulis email”
Bagian “tulis email” bisa disebut pula “body atau badan email”. Yang mana, pada bagian ini merupakan isi atau inti utama dari email yang ingin kamu sampaikan. Bisa berupa rangkaian kalimat pengantar sebelum kamu melampirkan dokumen tugas.
Mengisi body email ini juga bersifat wajib, ya. Jadi jangan biarkan kosong karena guru atau dosen bisa mengganggapmu kurang sopan. Nah, untuk memperdalam pemahamanmu, berikut ini contoh penulisan body email yang tepat dan sopan:
Selamat siang Bapak/Ibu
Melalui email ini, saya mahasiswa dengan identitas diri sebagai berikut:
Nama lengkap: Anisa Rahma
NIM: 14184649
Kelas: A
Program studi: Pendidikan Biologi
Perguruan tinggi: Universitas Negeri YogyakartaIzin mengirimkan tugas latihan membuat proposal penelitian untuk mata kuliah metodologi penelitian dalam bentuk PDF. Sekiranya, Bapak/Ibu bisa menerima tugas saya dan memberikannya feedback jika sudah dikoreksi.
Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
3. Lampiran File atau Dokumen Tugas
Cara mengirim tugas lewat email setelah semua bagian terisi adalah melampirkan dokumen tugas. Untuk melampirkannya, kamu bisa melihat tampilan layar berikut ini dan mengklik bagian yang ditandai:
Tombol di atas, bisa kamu gunakan untuk melampirkan file dengan ukuran yang kecil. Jika file berjumlah lebih dari satu, cukup klik kembali tombol di atas dan pilih file lainnya yang ingin kamu kirimkan.
Jika file berukuran besar, kamu bisa mengirimkannya dalam bentuk Google Drive. Yakni, dengan mengklik pilihan tombol paling bawah berikut:
Namun, kamu perlu mengunggah dokumen-dokumen yang hendak kamu kirimkan tersebut ke Google Drive terlebih dahulu. Barulah setelah itu kamu bisa melampirkannya ke email.
4. Cek Kembali Isi Email dan Dokumen yang Dilampirkan
Setelah seluruh bagian email sudah diisi dan dokumen tugas sudah dilampirkan, cara mengirim tugas lewat email berikutnya adalah mengeceknya kembali untuk memastikan tidak ada bagian yang terlewat dan sudah diisi dengan benar.
Selain itu, jangan lupa buka kembali file atau dokumen yang dilampirkan. Hal ini untuk memastikan tidak ada kendala saat file dibuka atau diakses. Ada baiknya, namai juga file tersebut sesuai dengan nama tugas dan sertakan namamu agar terkesan lebih rapi.
5. Mengirimkan Email
Setelah seluruh bagian email mulai dari subjek, penerima, body email, hingga dokumen yang dilampirkan sudah terisi dengan tepat, kini langkah selanjutnya adalah mengirimkan email dengan cara menekan tombol seperti yang tertera pada gambar berikut:
6. Memastikan Email Sudah Terkirim
Setelah mengirimkan email, jangan langsung keluar terlebih dahulu, ya. Cek kembali apakah email sudah berhasil terkirim atau belum melalui bagian “terkirim”. Jika sudah, maka berarti email kamu sudah berhasil terkirim ke alamat tujuan.
Jika belum, kamu bisa coba refresh halaman hingga email berhasil masuk ke halaman terkirim. Atau, kamu juga perlu cek kembali alamat email tujuan apakah sudah tepat penulisannya atau belum. Bisa jadi, alasan email belum terkirim karena penulisan alamat email tujuan yang terdapat typo atau kurang tepat.
7. Memastikan Penerima Sudah Menerima Email
Nah, langkah terakhir sebagai salah satu cara mengirim email tugas lewat email dengan tepat yaitu memastikan penerima sudah menerima email yang kamu kirimkan. Kamu bisa mengkonfirmasinya dengan menghubungi dosen terkait dan menanyakan apakah beliau sudah menerima email darimu atau belum.
Nah, demikianlah cara mengirim tugas lewat lewat email yang tentunya penting untuk kamu pahami di era yang sudah serba digital seperti sekarang ini.
Khususnya bagi kamu para mahasiswa, informasi di atas sangat penting untuk kalian ketahui agar bisa mengirimkan tugas melalui email dengan tepat dan sopan sehingga diterima oleh dosen dengan baik. Semoga bermanfaat, ya!
